Wenn der Prüfer die Kasse ausliest: Was GoBD und Meldepflicht dem Handel abverlangen
Spätestens bei einer Betriebsprüfung entscheidet sich, ob die Kassenführung eines Betriebs standhält. Seit 2025 kommt mit der Meldepflicht für elektronische Kassen eine weitere Vorgabe hinzu – und ein vertrautes Kürzel wie „GDPdU" führt dabei leicht in die Irre.
Kaum ein Thema sorgt bei Einzelhändlern, Gastronomen und Handwerkern für so viel Unsicherheit wie die eigene Kasse. Denn was jahrelang unbeanstandet lief, kann bei einer Außenprüfung plötzlich zum Problem werden – nicht, weil jemand betrogen hätte, sondern weil die Dokumentation den formalen Anforderungen nicht genügt. Rund um Begriffe wie GoBD, TSE und DSFinV-K hat sich ein eigenes Regelwerk aufgebaut, das gerade kleinere Betriebe kaum noch im Blick behalten.
Warum das Kürzel GDPdU in die Irre führt
In vielen Ratgebern und Produktbeschreibungen taucht bis heute die Abkürzung GDPdU auf – die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen". Als eigenständiges Regelwerk sind diese jedoch Geschichte: Sie wurden von den GoBD abgelöst und liefen nach einer Übergangsfrist zum 1. Januar 2017 endgültig aus. Wer sich heute auf die GDPdU beruft, meint fast immer die GoBD, die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff". Der Begriff GDPdU überlebt vor allem als Name eines Datenexport-Formats – nicht mehr als aktuelle Rechtsgrundlage.
Was das Finanzamt bei der Kasse sehen will
Im Kern verlangen die GoBD, dass alle steuerlich relevanten Daten vollständig, richtig, zeitnah erfasst und vor allem unveränderbar gespeichert werden. Für Kassen heißt das: Jeder Einzelumsatz muss aufgezeichnet und revisionssicher archiviert werden, und zwar zehn Jahre lang. Seit dem 1. Januar 2020 muss jedes elektronische Kassensystem zudem über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen, die nachträgliche Manipulationen an den Aufzeichnungen verhindern soll.
Bei einer Prüfung erwartet die Finanzverwaltung, dass die Daten in einem auswertbaren Format vorliegen – üblich ist die einheitliche digitale Schnittstelle DSFinV-K. Die Prüferinnen und Prüfer können im Rahmen einer Außenprüfung unmittelbar auf einen Datenträger mit den Kassendaten zugreifen (der sogenannte Z3-Zugriff). Fehlen Einzelaufzeichnungen oder lässt sich die Vollständigkeit nicht belegen, drohen Hinzuschätzungen – und die können teurer ausfallen als der eigentliche Streitpunkt.
Neu seit 2025: die Meldepflicht über ELSTER
Eine formal längst beschlossene, praktisch aber lange ausgesetzte Pflicht ist seit 2025 in Kraft: Betriebe müssen ihre elektronischen Aufzeichnungssysteme mit TSE dem Finanzamt melden. Möglich ist das seit dem 1. Januar 2025 über das Portal ELSTER. Für Systeme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, lief die Frist bis zum 31. Juli 2025; neu angeschaffte oder außer Betrieb genommene Kassen sind seither innerhalb eines Monats zu melden. Wer die Meldung versäumt, riskiert nach den einschlägigen Hinweisen der Finanzverwaltung ein Bußgeld, das je nach Fall spürbar ausfallen kann.
Was das für kleine Betriebe bedeutet
Für Konzerne mit eigener Steuerabteilung ist das Routine. Für den Friseursalon, den Imbiss oder den Hofladen ist es zusätzlicher Aufwand, der leicht untergeht – zumal die Regeln über mehrere Verordnungen und Schreiben verteilt sind. In der Praxis empfiehlt es sich, die eingesetzte Kasse und die TSE-Zertifikate zu dokumentieren, die Verfahrensdokumentation aktuell zu halten und beim Kassen- oder Steuerdienstleister nachzufragen, ob Archivierung und Meldung tatsächlich erledigt sind. Denn anders als beim eigentlichen Verkauf entsteht der Schaden hier nicht am Tresen, sondern Jahre später im Prüfungsbericht.
Dieser Beitrag ist eine redaktionelle Einordnung und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Für die konkrete Ausgestaltung der Kassenführung im Einzelfall sollten Betriebe eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater hinzuziehen.