Die Papierrechnung auf Abruf: Was die E-Rechnungspflicht dem Mittelstand ab 2027 abverlangt
Ab 2027 müssen die ersten Unternehmen ihre B2B-Rechnungen elektronisch ausstellen, ein Jahr später alle übrigen. Was nach einem technischen Detail klingt, zwingt gerade kleine Betriebe, ihre Rechnungsprozesse neu zu ordnen.
Vom Empfangen zum Ausstellen
Dienstleister und SAP-Partner werben derzeit auffällig häufig mit Beratung rund um die elektronische Rechnung – mal für die konzernnahe Compliance-Plattform, mal für eine „schlanke Lösung“. Der Anlass ist real: Deutschland stellt die Rechnungsstellung zwischen Unternehmen schrittweise auf ein strukturiertes elektronisches Format um. Bereits seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Die eigentliche Umstellung – die Pflicht, selbst elektronisch auszustellen – steht aber erst noch bevor.
Der Zeitplan nach Umsatz
Die Ausstellungspflicht kommt gestaffelt. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro ihre B2B-Rechnungen elektronisch ausstellen. Wer darunter bleibt, darf im Jahr 2027 noch Papier- oder einfache PDF-Rechnungen verschicken. Ab dem 1. Januar 2028 endet auch diese Schonfrist: Dann gilt die Pflicht für nahezu alle inländischen Geschäfte zwischen Unternehmen. Damit ist der scheinbar ferne Termin für viele Betriebe näher, als es wirkt – denn maßgeblich ist jeweils der Umsatz des Vorjahres.
Was als E-Rechnung zählt
Eine PDF-Datei per E-Mail ist im Sinne der neuen Regeln keine E-Rechnung. Verlangt wird ein strukturierter Datensatz, der maschinell ausgelesen werden kann und der europäischen Norm EN 16931 entspricht. In Deutschland erfüllen das zwei verbreitete Formate: die reine XML-Datei „XRechnung“, die im öffentlichen Auftragswesen längst Standard ist, sowie das hybride „ZUGFeRD“-Format, das ein sichtbares PDF mit eingebetteten strukturierten Daten kombiniert. Für Empfänger, die es gewohnt sind, Rechnungen mit dem Auge zu prüfen, ist vor allem das hybride Format ein pragmatischer Zwischenschritt.
Warum es den Mittelstand härter trifft
Große Unternehmen mit ausgebauten ERP-Systemen haben die technische Basis oft schon im Haus; für sie ist die Umstellung vor allem ein Projekt. Kleine Betriebe, Handwerker und Freiberufler dagegen arbeiten häufig mit Office-Vorlagen oder einfachen Buchhaltungsprogrammen. Sie stehen vor der Frage, ob ihre Software die geforderten Formate erzeugen und einlesen kann – und ob sich der eingespielte Ablauf vom Angebot bis zur Rechnung überhaupt noch so führen lässt wie bisher. Anbieter argumentieren, laut eigenen Angaben, dass sich der Aufwand mit rechtzeitiger Vorbereitung in Grenzen halte. Belastbar ist vor allem eines: Wer erst kurz vor der Frist beginnt, hat weniger Spielraum, Fehler auszuprobieren.
Mehr als eine Formfrage
Hinter der technischen Umstellung steht ein größeres Ziel des Gesetzgebers. Die strukturierte Rechnung gilt als Vorstufe für ein späteres elektronisches Meldesystem, mit dem Umsätze künftig transparenter und Umsatzsteuerbetrug schwerer werden sollen. Für den einzelnen Betrieb heißt das: Die E-Rechnung ist nicht nur ein neues Dateiformat, sondern Teil einer Infrastruktur, die Rechnungsdaten verlässlich und vergleichbar machen soll. Wer seine Prozesse jetzt ordnet, erfüllt damit nicht allein eine Pflicht, sondern schafft die Grundlage für das, was die Finanzverwaltung in den kommenden Jahren ohnehin erwarten dürfte.
Dieser Beitrag ist eine redaktionelle Einordnung und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Für die konkrete Umsetzung im eigenen Betrieb sollten Unternehmen fachkundigen Rat einholen.