Das leise Ende der Papierrechnung: Was die E-Rechnungspflicht dem Mittelstand abverlangt
Seit Anfang 2025 muss jedes Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können – doch die eigentliche Umstellung kommt erst. Ab 2027 endet für größere Betriebe die Schonfrist beim Ausstellen, 2028 für alle anderen. Ein Überblick, was hinter der Reform steckt.
Vom Empfangen zum Ausstellen
Für viele kleine und mittlere Betriebe wirkt die Rechnung noch immer wie ein Stück Papier oder eine PDF-Datei im Anhang einer E-Mail. Genau dieses Bild verschiebt sich gerade grundlegend. Mit dem Wachstumschancengesetz hat der Gesetzgeber die verpflichtende elektronische Rechnung – kurz E-Rechnung – im inländischen Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) eingeführt. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen technisch in der Lage sein, eine solche Rechnung zu empfangen und zu verarbeiten. Die sichtbarere Hürde – das eigene Ausstellen – folgt allerdings erst in den kommenden Jahren.
Der Fahrplan bis 2028
Der Übergang ist gestaffelt. Bis Ende 2026 dürfen Rechnungen an andere Unternehmen weiterhin auf Papier oder als einfache PDF verschickt werden. Ab dem 1. Januar 2027 greift die Pflicht zum Ausstellen zunächst für Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz. Wer darunter bleibt, hat ein weiteres Jahr Zeit: Erst ab dem 1. Januar 2028 müssen dann grundsätzlich alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich elektronische Rechnungen versenden. Die Schwelle von 800.000 Euro entscheidet also mit darüber, wie viel Vorlauf ein Unternehmen noch hat.
Was als E-Rechnung gilt – und was nicht
Entscheidend ist ein weit verbreitetes Missverständnis: Eine PDF-Datei ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Als elektronische Rechnung zählt nur ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz, der der europäischen Norm EN 16931 entspricht. In Deutschland sind dafür vor allem zwei Formate gebräuchlich: die XML-basierte XRechnung, die im öffentlichen Auftragswesen schon länger üblich ist, und das Hybridformat ZUGFeRD, das einen maschinenlesbaren Datenkern mit einer für Menschen lesbaren Ansicht verbindet. Eine klassische PDF ohne solchen Datenkern gilt dagegen nur noch als „sonstige Rechnung".
Warum der Aufwand für Kleine größer wirkt
Für Konzerne mit eigener IT-Abteilung ist die Umstellung vor allem eine Projektaufgabe. Im Mittelstand und bei Selbstständigen sieht es anders aus: Hier hängt die Rechnungsstellung oft an gewachsenen Abläufen, an einer einzelnen Bürokraft oder an Standardsoftware, die erst aktualisiert werden muss. Anbieter von Buchhaltungs- und ERP-Software werben deshalb seit Monaten offensiv um diese Kundschaft. Ob eine große Compliance-Plattform oder eine schlanke Lösung die richtige Wahl ist, lässt sich nach übereinstimmender Einschätzung aus der Beratungspraxis nicht pauschal beantworten – es hängt von Rechnungsvolumen, bestehender Software und der Zahl der Geschäftspartner ab.
Mehr als eine lästige Pflicht
Hinter der Reform steht ein doppeltes Ziel des Staates. Zum einen soll die durchgängig digitale Rechnung Medienbrüche beseitigen, also das mühsame Abtippen und Einscannen. Zum anderen gilt die E-Rechnung als Vorstufe für ein späteres elektronisches Meldesystem, mit dem die Finanzverwaltung Umsätze künftig genauer nachvollziehen und Umsatzsteuerbetrug erschweren will. Für Unternehmen kann die Umstellung, richtig umgesetzt, Bearbeitungszeiten verkürzen und Fehlerquellen verringern. Kurzfristig bedeutet sie jedoch vor allem eines: sich rechtzeitig mit den eigenen Prozessen zu befassen, statt die Frist auf den letzten Drücker zu erreichen.
Was Betriebe jetzt klären sollten
Sinnvoll ist ein nüchterner Blick auf drei Fragen: Kann die vorhandene Software E-Rechnungen bereits empfangen und darstellen? Liegt der Vorjahresumsatz über oder unter der 800.000-Euro-Grenze – und wann greift die Ausstellungspflicht damit konkret? Und welches Format erwarten die wichtigsten Geschäftspartner? Wer diese Punkte frühzeitig klärt, verwandelt eine gesetzliche Vorgabe in einen planbaren Umstellungsschritt statt in eine Last-Minute-Aktion kurz vor der Frist.
Dieser Beitrag ist eine redaktionelle Einordnung und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Für die verbindliche Beurteilung des eigenen Falls sind Steuerberaterin oder Steuerberater die richtige Adresse.