Rate Shopping für Paletten und Pakete: Warum Frachtkosten ins ERP-System wandern

Wer online ein Flugticket bucht, vergleicht wie selbstverständlich Preise verschiedener Anbieter in Echtzeit. Beim Versand von Paletten und Paketen war das in vielen Unternehmen bislang anders: Frachtkosten wurden häufig erst nach Wochen auf der Rechnung des Spediteurs sichtbar – und die Wahl des Transportpartners folgte eher der Gewohnheit als dem tagesaktuellen Preis. Das ändert sich gerade. Sogenanntes Rate Shopping, also der automatisierte Tarifvergleich mehrerer Frachtführer direkt im Warenwirtschafts- oder ERP-System, entwickelt sich vom Spezialthema der Logistikabteilung zu einer Frage der Wettbewerbsfähigkeit.

Volatile Frachtraten treffen auf starre Prozesse

Der Hintergrund ist eine Kostenlandschaft, die deutlich unruhiger geworden ist. Dieselzuschläge, Mautänderungen, CO2-bezogene Abgaben und saisonale Kapazitätsengpässe sorgen dafür, dass sich Transportpreise heute schneller bewegen als noch vor einigen Jahren. Wer seine Konditionen einmal jährlich verhandelt und dann in statischen Tabellen pflegt, rechnet schnell mit veralteten Werten. Die Folge: Angebote an Kunden werden mit falschen Versandkosten kalkuliert, Margen schmelzen unbemerkt, und die Nachkalkulation wird zur Detektivarbeit.

Softwareanbieter reagieren darauf mit Werkzeugen, die Frachtraten zentral pflegen und direkt in die Geschäftssysteme einspeisen. Jüngstes Beispiel: Der Stuttgarter Logistiksoftware-Anbieter AEB hat laut Unternehmensangaben neue Funktionen seiner Multi-Carrier-Software vorgestellt, mit denen Frachtkosten in SAP-Systemen ohne manuellen Pflegeaufwand aktuell gehalten und Tarife verschiedener Transportpartner automatisch verglichen werden können. Unabhängig vom einzelnen Anbieter zeigt die Ankündigung, wohin sich der Markt bewegt: weg von Excel-Listen und Insellösungen, hin zu integrierten Frachtkostendaten im führenden System.

Was Rate Shopping im Alltag bedeutet

Technisch steckt dahinter ein vergleichsweise einfaches Prinzip. Für jede Sendung – ob Palette, Stückgut oder Paket – prüft die Software, welche der hinterlegten Transportpartner die Strecke bedienen, was sie nach aktuellem Tarifwerk kosten und welche Laufzeiten sie zusagen. Das System schlägt dann den passenden Carrier vor oder bucht ihn direkt. Entscheidend ist weniger der einzelne Vergleich als die Summe: Bei tausenden Sendungen pro Monat können schon kleine Preisunterschiede je Sendung erhebliche Beträge ausmachen.

Interessant ist der Ansatz gerade für mittelständische Versender, die mit mehreren Speditionen und Paketdiensten arbeiten, aber keine eigene Frachteinkaufsabteilung unterhalten. Für sie war der systematische Tarifvergleich bislang schlicht zu aufwendig. Mit der Integration ins ERP-System sinkt diese Hürde – ähnlich wie es Buchungsplattformen einst im Reisemarkt vorgemacht haben.

Transparenz hat auch eine strategische Seite

Der Nutzen endet nicht beim Einkaufspreis. Wer Frachtkosten sendungsgenau kennt, kann sie verursachungsgerecht auf Aufträge, Kunden und Produkte umlegen – und erkennt so, welche Geschäfte tatsächlich profitabel sind. Auch die Rechnungsprüfung verändert sich: Statt Speditionsrechnungen stichprobenartig zu kontrollieren, lassen sich Soll-Kosten automatisch gegen die Abrechnung des Dienstleisters halten. Abweichungen fallen sofort auf.

Zugleich gilt: Der günstigste Tarif ist nicht immer die beste Wahl. Zuverlässigkeit, Schadensquoten, Nachhaltigkeitsanforderungen und die Beziehung zum Spediteur bleiben Faktoren, die sich nicht vollständig in einer Preistabelle abbilden lassen. Branchenkenner raten deshalb dazu, Rate Shopping als Entscheidungsunterstützung zu verstehen, nicht als Automatik, die den Frachteinkauf ersetzt.

Ein Baustein der Logistikdigitalisierung

Das Thema reiht sich ein in eine breitere Entwicklung: Nach Sendungsverfolgung, digitalen Frachtbriefen und automatisierter Zollabwicklung erreicht die Digitalisierung nun auch die kaufmännische Seite des Transports. Dass ausgerechnet die Frachtkosten lange ein blinder Fleck blieben, hat mit ihrer Komplexität zu tun – Tarifwerke mit Staffeln, Zonen und Zuschlägen gelten als notorisch unübersichtlich. Genau darin liegt aber auch das Potenzial: Wo bisher Bauchgefühl und Gewohnheit entschieden, entsteht Schritt für Schritt eine Datengrundlage. Für Versender dürfte sich die Frage in den kommenden Jahren daher weniger stellen, ob sie ihre Frachtkosten digital steuern, sondern wann.

Redaktionelle Einordnung eines Branchenthemas auf Basis öffentlich zugänglicher Informationen, u.a. einer Pressemitteilung der AEB SE.

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