Eingestellt, aber nie getroffen: Wie Unternehmen Bewerber über Ländergrenzen hinweg überprüfen dürfen

Wer heute eine Stelle besetzt, trifft den neuen Kollegen unter Umständen nie persönlich. Remote-First-Unternehmen stellen Entwicklerinnen in Lissabon, Buchhalter in Warschau oder Support-Mitarbeiter in Manila ein – oft ausschließlich per Videocall. Was für Arbeitgeber neue Talentpools öffnet, schafft zugleich ein Problem, das lange als gelöst galt: Woher weiß man eigentlich, dass die Person am anderen Ende der Leitung die ist, die sie vorgibt zu sein – und dass Lebenslauf, Abschlüsse und Referenzen stimmen?

Distanz erhöht den Prüfbedarf

Auf diese Lücke zielt eine wachsende Branche: Anbieter von sogenanntem Pre-Employment-Screening, also der systematischen Überprüfung von Bewerberangaben vor der Einstellung. Die Zürcher Validato AG etwa argumentiert in einer aktuellen Mitteilung, Remote Hiring verschiebe zwar das Risiko, hebe die Sorgfaltspflicht des Arbeitgebers aber nicht auf – im Gegenteil erhöhe die Distanz den Bedarf an verlässlicher Verifikation von Identität und Qualifikation. Laut Unternehmensangaben stoßen automatisierte Datenbankabgleiche dabei schnell an Grenzen: Konsistente Qualität über Länder hinweg setze lokale Recherche in der jeweiligen Landessprache und eine menschliche Bewertung der Funde voraus.

Unabhängig davon, wie man einzelne Anbieterversprechen bewertet, trifft die zugrunde liegende Diagnose einen realen Punkt: Öffentliche Register, Gerichtsdatenbanken und Bonitätsauskünfte sind von Land zu Land völlig unterschiedlich verfügbar – und unterschiedlich zuverlässig. Ein Prüfprozess, der in den USA üblich ist, lässt sich nicht auf Deutschland kopieren, und umgekehrt.

Was in Deutschland erlaubt ist – und was nicht

In Deutschland setzt das Datenschutzrecht dem Durchleuchten von Bewerbern enge Grenzen. Rechtsgrundlage ist in der Regel § 26 Bundesdatenschutzgesetz in Verbindung mit der DSGVO: Verarbeitet werden dürfen nur Daten, die für die Entscheidung über die konkrete Einstellung erforderlich sind. Ein pauschaler „Maximal-Check" für jede Position gilt unter Datenschutzjuristen als unzulässig – selbst dann, wenn der Bewerber formal einwilligt, weil Einwilligungen im Bewerbungsverhältnis wegen des Machtgefälles nur eingeschränkt als freiwillig gelten.

Konkret heißt das: Ein polizeiliches Führungszeugnis darf nur verlangt werden, wenn die Stelle einen sachlichen Bezug dazu hat – etwa bei Arbeit mit Kindern, im Werttransport oder in sicherheitsrelevanten Funktionen. Die Recherche in berufsbezogenen Netzwerken wie LinkedIn oder Xing wird überwiegend als zulässig angesehen, das Ausforschen privater Profile auf Facebook oder Instagram dagegen nicht. Und wer externe Screening-Dienstleister einschaltet, muss Bewerber nach Art. 13 und 14 DSGVO transparent darüber informieren, welche Quellen zu welchem Zweck abgefragt werden.

Der Flickenteppich als eigentliches Risiko

International wird es komplizierter: In den USA sind umfassende Background-Checks inklusive Criminal Records üblich und durch den Fair Credit Reporting Act reguliert, in Großbritannien existiert mit dem DBS-Check ein gestuftes staatliches System, während viele kontinentaleuropäische Länder ähnlich restriktiv sind wie Deutschland. Wer grenzüberschreitend einstellt, muss also nicht nur prüfen, was er wissen will, sondern in jedem Land neu, was er überhaupt wissen darf. Genau aus diesem Flickenteppich speist sich das Geschäftsmodell spezialisierter Anbieter – und zugleich das Compliance-Risiko für Unternehmen, die das Thema auf die leichte Schulter nehmen: Datenschutzverstöße können mit Bußgeldern von bis zu 20 Millionen Euro oder vier Prozent des weltweiten Jahresumsatzes geahndet werden.

Für Mittelständler, die erstmals remote im Ausland einstellen, dürfte die praktische Lehre lauten: Verifikation ja – aber anlassbezogen, positionsbezogen und transparent. Die Zeiten, in denen ein Anruf beim früheren Arbeitgeber als Referenzprüfung genügte, gehen zu Ende. Die Zeiten, in denen alles erlaubt war, was technisch möglich ist, haben nie begonnen.

Redaktionelle Einordnung auf Basis öffentlich zugänglicher Quellen, u.a. einer Pressemitteilung der Validato AG (openPR). Dieser Beitrag stellt keine Rechtsberatung dar; im Einzelfall sollten Unternehmen arbeits- und datenschutzrechtlichen Rat einholen.

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