Der freundliche Anruf beim Ex-Chef: Warum das klassische Referenzgespräch unter Druck gerät

Kaum ein Instrument der Personalauswahl ist so alt – und so umstritten – wie das Referenzgespräch. Ein kurzer Anruf bei der früheren Vorgesetzten, ein paar freundliche Fragen, ein paar freundliche Antworten: Für viele Unternehmen gehört das vor der Einstellung dazu, besonders bei Führungspositionen. Doch in der HR-Branche wächst die Skepsis, ob dieser Klassiker noch hält, was er verspricht. Anlass für eine Einordnung liefert eine aktuelle Mitteilung des Zürcher Screening-Anbieters Validato, der das Referenzgespräch als eines der "fragwürdigsten" Instrumente der Personalauswahl bezeichnet – eine zugespitzte These, die aber einen realen Diskussionsstand in der Branche trifft.

Das Gefälligkeitsproblem

Der zentrale Einwand ist strukturell: Wer als Referenz angegeben wird, wurde vom Bewerber selbst ausgewählt. Niemand nennt freiwillig eine Person, die Kritisches berichten würde. Hinzu kommt eine deutsche Besonderheit: Frühere Arbeitgeber sind nach ständiger Rechtsprechung verpflichtet, sich wahrheitsgemäß, aber zugleich wohlwollend zu äußern – derselbe Grundsatz, der auch für Arbeitszeugnisse gilt. Das führt zu einer bekannten Schieflage: Auskünfte fallen systematisch freundlicher aus, als es der tatsächlichen Leistung entspricht, und wirklich kritische Einschätzungen sind rechtlich heikel und daher selten.

Ein zweites Problem ist die Nachprüfbarkeit. Bei einem Telefonat lässt sich kaum verifizieren, ob am anderen Ende tatsächlich die angegebene Vorgesetzte sitzt – oder ein Bekannter des Bewerbers. Dokumentiert wird das Gespräch häufig gar nicht oder nur stichpunktartig. Für Positionen mit Budget- oder Personalverantwortung ist das eine dünne Entscheidungsgrundlage.

Enge rechtliche Leitplanken

Oft übersehen wird, dass Referenzgespräche auch datenschutzrechtlich kein Selbstläufer sind. Nach herrschender Auffassung dürfen potenzielle Arbeitgeber frühere Arbeitgeber nicht einfach auf eigene Faust kontaktieren: Erforderlich ist grundsätzlich eine vorherige Einwilligung des Bewerbers, die aus Nachweisgründen schriftlich eingeholt werden sollte. Zulässig sind zudem nur Fragen mit direktem Bezug zur beruflichen Eignung – also solche, die auch im Vorstellungsgespräch gestellt werden dürften. Besondere Zurückhaltung gilt, wenn das aktuelle Arbeitsverhältnis noch besteht: Ein Anruf beim gegenwärtigen Arbeitgeber kann den Bewerber erheblich schädigen. Wer unzulässig Referenzen einholt, riskiert Schadensersatzforderungen nach der Datenschutz-Grundverordnung.

Strukturierte Verifikation als Alternative?

Als Antwort auf diese Schwächen positionieren Anbieter wie Validato eine strukturierte Referenzverifikation: Dabei wird laut Unternehmensangaben zunächst die Identität und Funktion des Referenzgebers geprüft, bevor dessen Aussagen in einem dokumentierten, standardisierten Verfahren erhoben werden. Der Gedanke dahinter: Wenn schon der Inhalt einer Referenz systematisch positiv verzerrt ist, sollte wenigstens ihre Echtheit gesichert sein – stammt die Auskunft wirklich von der angegebenen Person, hat diese tatsächlich in der behaupteten Konstellation mit dem Bewerber gearbeitet, stimmen Zeiträume und Positionen?

Solche Verfahren sind Teil eines größeren Trends: Background-Screening, in den USA und Großbritannien längst Standard, hält zunehmend auch im deutschsprachigen Raum Einzug – allerdings unter deutlich engeren rechtlichen Vorgaben. Maßgeblich ist das Prinzip der Erforderlichkeit: Geprüft werden darf nur, was für die konkrete Stelle verhältnismäßig ist, nicht die pauschale Rundumdurchleuchtung.

Kein Allheilmittel

Auch die strukturierte Variante hat Grenzen. Sie löst das Grundproblem der Selbstselektion nicht – auch verifizierte Referenzgeber bleiben vom Bewerber benannte Fürsprecher. Kritiker verweisen zudem auf den zusätzlichen Aufwand, auf Kosten und darauf, dass externe Screening-Dienstleister ihrerseits datenschutzrechtlich sauber eingebunden werden müssen. Und nicht zuletzt: Die Aussagekraft von Referenzen für den tatsächlichen Berufserfolg ist in der eignungsdiagnostischen Forschung seit Jahrzehnten umstritten – strukturierte Interviews und Arbeitsproben gelten als deutlich validere Auswahlinstrumente.

Für Unternehmen im Mittelstand dürfte die praktische Konsequenz vorerst bescheidener ausfallen als mancher Anbieter suggeriert: Einwilligung dokumentieren, Fragen auf die berufliche Eignung beschränken, Gespräche protokollieren – und Referenzen als das behandeln, was sie sind: ein Puzzleteil, kein Urteil.

Redaktionelle Einordnung auf Basis einer Pressemitteilung der Validato AG (openPR.de) sowie ergänzender Recherche. Dieser Beitrag stellt keine Rechtsberatung dar; im Einzelfall sollte arbeits- und datenschutzrechtlicher Rat eingeholt werden.

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