Raus aus der Zettelwirtschaft: Wie die Digitalisierung im Ehrenamt ankommt
Zwei Ehrenamtliche gründen eine Vereinssoftware – aus Frust über Excel, WhatsApp und Papierlisten. Hinter der kleinen Gründungsmeldung steckt ein größeres Thema: Deutschlands 620.000 Vereine verwalten sich noch immer weitgehend von Hand, und ausgerechnet die Bürokratie treibt viele Engagierte in die Erschöpfung.
Es ist eine Gründungsgeschichte, wie sie im Mittelstand oft erzählt wird, hier aber aus dem Ehrenamt kommt: Zwei langjährig engagierte Vereinsmitglieder standen nach eigenen Angaben immer wieder vor denselben Problemen – Mitgliederlisten in Excel, Absprachen im WhatsApp-Chat, Beitragsquittungen auf Papier. Aus dem Ärger darüber wurde eine eigene Software für die Vereinsverwaltung. Ob dieses konkrete Produkt hält, was es verspricht, sei dahingestellt. Bemerkenswert ist der Nerv, den die Idee trifft.
Ein unterschätzter Verwaltungsapparat
In Deutschland gibt es rund 620.000 eingetragene Vereine mit zusammen über 50 Millionen Mitgliedschaften. Etwa 27 Millionen Menschen engagierten sich zuletzt freiwillig, gut ein Drittel der Bevölkerung ab 14 Jahren – das zeigen die Zahlen des Deutschen Freiwilligensurveys und der amtlichen Statistik. Der rechnerische Wert dieser unbezahlten Arbeit wird, gemessen am Mindestlohn, auf einen zweistelligen Milliardenbetrag pro Jahr geschätzt.
Was in dieser Bilanz selten auftaucht: der Verwaltungsaufwand dahinter. Jeder Verein führt Mitgliederdaten, zieht Beiträge ein, plant Termine, organisiert Übungsleiter, schreibt Protokolle und meldet Zahlen ans Finanzamt oder den Dachverband. In kleinen Vereinen erledigen das oft ein bis zwei Personen nebenbei – abends, ehrenamtlich, mit den Werkzeugen, die gerade da sind.
Warum Excel und WhatsApp an ihre Grenzen stoßen
Die improvisierten Lösungen funktionieren erstaunlich lange, doch sie haben systematische Schwächen. Eine Tabelle auf dem privaten Rechner kennt nur einer; fällt diese Person aus, ist das Wissen weg. Verteilte Excel-Dateien laufen auseinander, sobald mehrere Menschen sie bearbeiten. Und Kommunikation über private Messenger vermischt Vereinsdaten mit dem Privatleben der Beteiligten – datenschutzrechtlich heikel, spätestens wenn Mitgliederdaten von Minderjährigen im Spiel sind.
Hinzu kommt die Nachfolgefrage. Vereine leben davon, dass Ämter weitergegeben werden. Wenn die halbe Organisation im Kopf eines langjährigen Kassierers steckt, wird jeder Wechsel zum Kraftakt – und schreckt potenzielle Nachfolger ab. Nicht selten ist es genau diese unsichtbare Bürokratie, die Engagierte irgendwann aufgeben lässt, nicht die eigentliche Vereinsarbeit.
Ein Markt, der leise wächst
Auf dieses Problem zielt inzwischen eine ganze Reihe von Anbietern. Vereinssoftware bündelt Mitgliederverwaltung, Beitragseinzug per SEPA-Lastschrift, Terminplanung, Kommunikation und Buchhaltung in einem Werkzeug, auf das mehrere Verantwortliche zugreifen können. Die Versprechen der Hersteller klingen ähnlich: weniger Doppelarbeit, klare Übergaben, rechtssichere Datenhaltung. Belegen lässt sich das im Einzelfall schwer, denn der Nutzen hängt stark davon ab, ob ein Verein die Umstellung wirklich durchzieht.
Denn hier liegt die eigentliche Hürde. Eine Software einzuführen bedeutet, gewachsene Abläufe zu ändern – und ehrenamtlich Tätige haben selten Zeit und Nerven für Migrationsprojekte. Wer Datenschutz ernst nimmt, muss zudem auf den Serverstandort, die Auftragsverarbeitung nach DSGVO und ein Berechtigungskonzept achten, damit nicht jedes Vorstandsmitglied auf alle sensiblen Daten zugreift. Für Vereine mit gemeinnützigem Status kommen die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung hinzu.
Digitalisierung als Frage der Haltbarkeit
Der Reiz solcher Werkzeuge liegt weniger in der Technik als in der Entlastung: Wenn Routineaufgaben schneller gehen, bleibt mehr Zeit für das, weshalb Menschen überhaupt einem Verein beitreten. Und wenn Wissen im System statt in einzelnen Köpfen liegt, übersteht eine Organisation den Wechsel von Vorständen leichter. In einer Zeit, in der viele Vereine über Nachwuchsmangel klagen, ist das kein Nebenaspekt, sondern eine Überlebensfrage.
Die Gründungsgeschichte der beiden Ehrenamtlichen ist damit vor allem ein Symptom. Sie zeigt, dass die Digitalisierung längst nicht mehr nur Unternehmen betrifft, sondern die vielen kleinen Organisationen, die das gesellschaftliche Leben vor Ort tragen – und die bislang erstaunlich analog geblieben sind.
Dieser Beitrag ordnet einen aktuellen Branchentrend redaktionell ein und stellt kein bestimmtes Produkt und keinen Anbieter besonders heraus. Angaben von Herstellern sind als solche gekennzeichnet.