KI im Einkauf: Warum der Mittelstand zwischen Anspruch und Alltag feststeckt
Kaum eine Einkaufsabteilung, die nicht über Künstliche Intelligenz spricht – und doch nutzen nur wenige Betriebe sie wirklich ausgereift. Eine aktuelle Branchenerhebung zeigt, wie groß die Kluft zwischen Erwartung und Praxis im Mittelstand ist.
Der Einkauf galt lange als stille Maschinenraum-Funktion: Bestellungen abwickeln, Preise verhandeln, Lieferanten verwalten. Mit dem Einzug Künstlicher Intelligenz soll aus der Abteilung ein strategischer Kopf werden, der Risiken früh erkennt und Ausgaben klüger steuert. Doch zwischen diesem Anspruch und dem betrieblichen Alltag liegt im Mittelstand eine erstaunlich breite Lücke – das legt eine aktuelle Branchenerhebung nahe, für die nach Angaben der Herausgeber über 500 Einkaufsverantwortliche aus dem europäischen Mittelstand befragt wurden.
Viel Interesse, wenig Reife
Die Zahlen zeichnen ein zwiespältiges Bild. Rund 70 Prozent der befragten Unternehmen setzen KI bereits ein, testen sie oder planen konkrete Anwendungen. Gleichzeitig bescheinigen sich nur etwa sechs Prozent einen hohen Reifegrad beim tatsächlichen KI-Einsatz. Auch bei der schlichteren Automatisierung – etwa dem regelbasierten Abarbeiten wiederkehrender Vorgänge – stufen sich weniger als ein Fünftel als weit fortgeschritten ein. Anders gesagt: Fast alle reden mit, nur eine kleine Minderheit ist über die Pilotphase hinaus.
Bemerkenswert ist die Erwartungshaltung, die dahintersteht. Fast alle Befragten gehen laut der Erhebung davon aus, dass sich das Rollenprofil im Einkauf verändern wird. Der Druck, sich zu wandeln, wird also klar gesehen – die Umsetzung hinkt ihm nur deutlich hinterher.
Wo die KI zuerst andockt
Auffällig ist, an welcher Stelle Unternehmen zuerst ansetzen: nicht bei der großen strategischen Lieferantenauswahl, sondern bei der Fleißarbeit. Die Rechnungsverarbeitung wird in der Erhebung mit Abstand als größtes Automatisierungsfeld genannt, gefolgt von der Erfassung von Angeboten und Dokumenten sowie der Auswertung von Ausgabendaten. Es sind die datenlastigen Routinen, in denen sich Zeitersparnis am schnellsten zeigt – und in denen ein Fehler weniger folgenschwer ist als bei einer millionenschweren Vergabeentscheidung.
Das passt zu einem Muster, das sich quer durch die Digitalisierung mittelständischer Betriebe zieht: Automatisiert wird dort zuerst, wo der Nutzen unmittelbar messbar und das Risiko überschaubar ist. Die strategischen Versprechen – vorausschauende Bedarfsplanung, automatisierte Risikofrüherkennung in Lieferketten – bleiben vorerst häufiger Zielbild als Betriebsrealität.
Die eigentlichen Hürden liegen selten in der Technik
Interessant ist, woran es aus Sicht der Befragten hakt. Als zentrale Hürden werden Datenqualität, fehlende Kompetenzen, Fragen der Datensicherheit und die Integration in bestehende IT-Systeme genannt. Keiner dieser Punkte lässt sich durch den Kauf einer weiteren Software lösen. Eine KI, die auf unvollständigen oder widersprüchlichen Stammdaten aufsetzt, liefert bestenfalls hübsch verpackte Fehlschlüsse. Und ohne Beschäftigte, die Ergebnisse einordnen können, bleibt selbst das beste Modell ein Werkzeug ohne Hand.
Gerade kleinere Betriebe stehen hier vor einem Henne-Ei-Problem: Für sauber gepflegte Daten und geschultes Personal fehlen oft Zeit und Budget – doch ohne beides bleibt der KI-Einsatz eine Enttäuschung, die wiederum die Bereitschaft zu weiteren Investitionen dämpft.
Vom Abwickler zum Dateninterpreten
Bei aller Ernüchterung deutet die Erhebung auf eine reale Verschiebung hin. Wenn die Rechnungsprüfung und die Dokumentenerfassung tatsächlich zunehmend von Software übernommen werden, verändert das den Charakter der Arbeit im Einkauf. Gefragt sind dann weniger Menschen, die Belege abhaken, als solche, die Auswertungen hinterfragen, Datenmodelle pflegen und entscheiden, wann man der Maschine besser nicht traut.
Ob der Mittelstand diesen Übergang meistert, dürfte weniger von der nächsten KI-Generation abhängen als von unspektakulären Hausaufgaben: aufgeräumte Daten, klare Prozesse und Beschäftigte, die den Wandel mittragen. Die Technik ist, so gesehen, längst nicht mehr das Nadelöhr.
Dieser Beitrag ist eine redaktionelle Einordnung eines Branchentrends. Genannte Studienergebnisse beruhen auf Angaben der jeweiligen Herausgeber und wurden nicht unabhängig überprüft.